Datenschutz

Datenschutzbestimmungen | smart Coaching

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Fitness Nation GmbH, Bergstr. 18, 59394 Nordkirchen, Deutschland

Kontakt Datenschutz: [email protected]

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Herr Jürgen Recha, c/o interev GmbH, Robert-Koch-Straße 55, 30853 Langenhagen

3. Überblick: Worum geht es beim smart Coaching?

Das „smart Coaching" ist eine KI-gestützte Coaching-Funktion innerhalb unserer App (u. a. Ernährung, Training, Balance). Nutzer geben Informationen in einen Chat ein; daraus generiert die KI passende Coaching-Inhalte.

Wichtiger Hinweis zur Datensparsamkeit: Bitte gib im Coaching keine direkt identifizierenden Daten ein (voller Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer etc.). Nutze nur einen Nickname, damit Eingaben nicht ohne Weiteres einer realen Person zugeordnet werden können.

4. Welche Daten verarbeiten wir?

Je nach Nutzung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Nutzungs- und Vertragsdaten

• Vertragsstatus (Abo-Laufzeit), gewähltes Presale-Modell (1/2/6 Monate), Abrechnungs-/Transaktionsdaten [sofern über euch verarbeitet; wenn externer Zahlungsanbieter: siehe Empfänger]
• App-Einstellungen und Funktionsnutzung (z. B. ob Coaching aktiv genutzt wird)

b) Coaching-/Chatdaten

• Inhalte, die Nutzer in den Chat eingeben (z. B. Ziele, Präferenzen, Feedback)
• KI-generierte Antworten innerhalb des Coachings

c) „Relevante Punkte" als Coaching-Gedächtnis (eigene Datenbank)

Wir speichern nicht zwingend den gesamten Chatverlauf dauerhaft, sondern speichern während der Abo-Laufzeit die relevanten Punkte aus dem Coaching in unserer eigenen Datenbank, damit die Betreuung über die Laufzeit hinweg konsistent bleibt (z. B. Ziele, Einschränkungen, Präferenzen, Zwischenstände, wichtige Hinweise aus der Kommunikation).

d) Technische Daten

• Geräte-/App-/Logdaten, Zeitstempel, Fehlerdiagnose-Informationen, IP-Adresse (technisch erforderlich für Betrieb und Sicherheit)

e) Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Sofern Nutzer im Coaching Angaben machen, die Rückschlüsse auf Gesundheit zulassen (z. B. Gewicht, Beschwerden, Diagnosen, Medikamente, Stress, Schlaf), können dies Gesundheitsdaten im Sinne der DSGVO sein.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten für folgende Zwecke:

1. Bereitstellung des smart Coachings und Erzeugung von KI-Antworten
2. Optimierung des Coachings (Qualität, Relevanz, Nutzerführung, Fehlerbehebung)
3. Individualisierung/Personalisierung des Coachings (z. B. Anpassung an Ziele, Präferenzen, Level), einschließlich Speicherung relevanter Punkte als „Erinnerung" für die Betreuung während der Abo-Laufzeit
4. IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention sowie Stabilität, Debugging und Systemüberwachung
5. Support (sofern Nutzer sich an uns wenden und hierfür Inhalte erforderlich sind)

6. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): zur Bereitstellung des Coachings und Erfüllung des Nutzungsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, Stabilität und Verbesserung der Nutzererfahrung

7. Gesundheitsdaten / besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)

Wenn Nutzer im Coaching Gesundheitsdaten eingeben, verarbeiten wir diese nur, wenn ein Erlaubnistatbestand nach Art. 9 DSGVO vorliegt. In der Praxis erfolgt dies regelmäßig auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.

(Hinweis: Die Einwilligung muss in der App aktiv, informiert und protokollierbar erfolgen – z. B. über eine Checkbox/Bestätigung, bevor gesundheitsbezogene Inhalte dauerhaft für die Individualisierung genutzt werden.)

8. Empfänger und Dienstleister (Auftragsverarbeitung)

a) OpenAI (KI-Dienstleister via API)

Für die Generierung der Coaching-Antworten setzen wir einen externen KI-Dienstleister (OpenAI) per API ein. Dabei werden diejenigen Inhalte, die für die Beantwortung erforderlich sind, an OpenAI übermittelt und verarbeitet.

Wir achten auf Datenminimierung und verwenden organisatorische/technische Maßnahmen, um eine direkte Identifizierung zu vermeiden (z. B. Nickname-Nutzung und pseudonymisierte interne IDs, soweit implementiert).

b) Weitere Empfänger

Zusätzlich können – soweit für Betrieb und Vertrag erforderlich – folgende Kategorien von Empfängern eingesetzt werden:

• Hosting-/Infrastruktur-Anbieter (z. B. Datenbank/Serverbetrieb)
• Support-/Ticketing-Dienstleister [falls vorhanden]
• Zahlungsdienstleister [falls vorhanden]

(Wenn ihr konkrete Dienstleister namentlich nennen wollt/müsst, könnt ihr hier ergänzen – je nach Transparenzanforderung und Ausgestaltung.)

9. Drittlandübermittlung

Soweit Empfänger/Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (insbesondere bei internationalen Cloud-/KI-Diensten), erfolgt dies nur unter geeigneten Schutzmaßnahmen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und zusätzlichen technischen/organisatorischen Maßnahmen.

10. Speicherdauer / Löschung

• Relevante Punkte in eigener Datenbank (Coaching-Gedächtnis): Speicherung für die Dauer des aktiven Abonnements, damit die Betreuung über die Laufzeit konsistent bleibt. Nach Ende des Abos werden diese Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe zur längeren Speicherung bestehen.
• Technische Logs/Fehlerdaten: Speicherung nur so lange, wie für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich, anschließend Löschung/Anonymisierung.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Speicherung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

11. Sicherheit (TOMs – Kurzbeschreibung)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten zu schützen, u. a.:

• Zugriffsbeschränkungen (Rollen-/Rechtekonzept)
• Verschlüsselung bei Transport und – soweit vorgesehen – bei Speicherung
• Protokollierung, Monitoring, Updates/Patching
• Datensparsamkeit: Speicherung nur der für die Betreuung relevanten Punkte während der Abo-Laufzeit

12. Rechte der betroffenen Personen

Du hast nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

13. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung

Das smart Coaching liefert Vorschläge und Inhalte. Es trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung.

14. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir können diese Datenschutzbestimmungen aktualisieren, wenn sich Funktionen, Prozesse oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App abrufbar.